ARCHIVISTICA

El archivos es importante para la administración ya que permite
toma de decisiones y Fuentes de historia.

GESTION DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala
planificación y buen manejo de los archivos para que estos se
co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000).

Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.

Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.

PDG-PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Se compone de consideraciones básicas de tipo administrativo, económico y archivistito.
Se basa en la adopción de tablas de retención documental,
seguimiento, identificación de los procesos de un programa de
gestión documental y sus flujos de información.

Proceso de producción de documentos:

1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.

2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.

Proceso de recepción:

1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.

2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.

Proceso de distribución:

1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.

2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.

3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.

Proceso de tramite:

1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.

2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.

Proceso de organización:

1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia.Conformación de series y subseries de documentos.

2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.

3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos.


Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.
Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.

KARDEX

Los pujantes Ltda., se dedican ala comercialización de libros
(413528), utilizan el sistema de inventarios permanente y tenia el
siguiente balance general al 31 enero/2005:

LOS PUJANTES LTDA
Balance general al 31 enero/2005

ACTIVOS:
BANCOS…………………...24’000.000
INVENTARIOS…………….10’000.000
CXC CIENTES……………..29’000.000
Vehiculo……………………..36’000.000
Depreciación. Acumulada…...-12’000.000
TOTAL ACTIVOS…………87’000.000

PASIVOS
PROVEEDORES………….31’000.000
TOTAL PASIVOS……….31’000.000

PATRIMONIO:
APORTES DE CAPITAL….15’000.000
UTILIDADESACUMULADAS.41’000.000
TOTAL PATRIMONIO:…56’000.000

PASIVO Y PATRIMONIO: 87’000.000

Nota: el saldo de inventarios son: 200 libros a $ 50.000 c/u
“todos sus inventarios están gravados con iva 16% y pertenece al
régimen común del IVA. El vehiculo es para uso exclusivo de la
gerencia.

Feb 01: compro a crédito al proveedor “ A Ltda. “ 100 libros a
$ 70.000 c/u, descuento comercial del 10% descuento PPP 20 % /5,15%/15,
5%/30.

Feb 03: Vendió a crédito al cliente “ X Ltda.” 80 libros a $ 140.000
c/u, descuento comercial del 10%, descuento PPP 20%/5, 15%/ 15,
5%/30

Feb 07: compro a crédito al proveedor “ B Ltda.” 60 libros a
$ 58.000 c/u.

Feb 08: devolvió 2 libros al proveedor “B Ltda.”

Feb 10: Vendió a crédito a cliente “ Y Ltda..”

Feb 11: El cliente “ Y Ltda.” Devolvió 5 libros

Feb 26: Giro cheque para pagar la totalidad al proveedor “ A Ltda.”
(Feb 1)

Feb 27: El cliente “ X Ltda. “ (Feb 3) consigno la totalidad quedando
a paz y salvo.

Feb 28: Le llego factura de “ arrendamos Ltda..” cobrandole el
arriendo por valor de $ 2’000.000 mas iva del 10% (50% admón., 505
ventas)